SERVICIOS GENERALES

El Departamento de Servicios Generales, es una instancia de la Dirección Administrativa y Oficialía Mayor, se inicia con la fundación del Servicio Meteorológico Nacional, hoy denominado Instituto Meteorológico Nacional, desde 1988.  En 1980 se crea el Ministerio de Energía y Minas (MEM) y dos años después, por reestructuración del Poder Ejecutivo, se crea el Ministerio de Industrias, Energía y Minas (MIEM), en 1988, vía norma presupuestaria el MIEM se transforma en Ministerio de Recursos Naturales Energía y Minas (MIRENEM), incorporándose competencias en materia de bosques, flora y fauna silvestre protegidas y meteorología.

En 1995 se reestructura él MIRENEM y ese mismo año, mediante la Ley Orgánica del Ambiente No. 7554, se le amplia el ámbito de trabajo al Departamento de Servicios Generales, con nuevas responsabilidades en el ámbito nacional.  En 1998 se publica el Decreto Ejecutivo No. 26665 el Reglamento para el Uso, Control y Mantenimiento de vehículos del Ministerio del Ambiente y Energía, esto con el fin de descentralizar actividades en el ámbito de las diferentes dependencias del Ministerio ubicadas fuera del Área Metropolitana, para brindar un servicio ágil, eficiente y eficaz en la consecución de sus objetivos y dar un uso racional a los vehículos.

Misión

Velar porque todo servicio que preste el Departamento de Servicios Generales del MINAE, se realice en forma oportuna, eficaz y eficiente, satisfaciendo las necesidades institucionales, y haciendo uso óptimo de los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos existentes.

Visión

Constituirnos en un Departamento distinguido en la Institución, por poseer una planificación y organización adecuada; brindando servicios generales a las diferentes Dependencias del Ministerio, por medio del trabajo en equipo,  y que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus usuarios, y una contribución positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadanía global.

Valores

El personal del Departamento de Servicios Generales posee un gran sentido de responsabilidad, honestidad, creatividad, lealtad y espíritu de servicio, para cumplir con eficiencia y eficacia los servicios que se prestan a las diferentes instancias del Ministerio.

Otros valores de los funcionarios del Departamento son:

·          Compromiso en los resultados

·          Sostenibilidad

·          Interés por las persona

·          Responsabilidad Social

·          Integridad

·          Compromiso con el ambiente

Objetivo General

Brindar los servicios generales requeridos por las diferentes Dependencias del MINAE, para el cumplimiento de los objetivos institucionales, en apego a la legislación vigente.

Objetivos Especificos

·          Satisfacer y garantizar las necesidades de transporte de los funcionarios, el mantenimiento y reparación de los recursos físicos como medios de transporte, maquinaria, construcción, edificios, vigilancia, limpieza, mensajería y comunicación.

·          Establecer los mecanismos de planificación que permitan un servicio oportuno, eficiente y de calidad.

·          Consolidar un sistema eficiente de control de servicio prestado, así como la aplicación de normas y lineamientos a seguir para brindar un servicio ágil y expedito.

·          Propiciar mayor eficiencia, en el aprovechamiento de los recursos disponibles a nivel central como regional, bajo el principio de uso racional.

Política

Modernizar la gestión institucional, impulsando un proceso de desconcentración y descentralización en la toma de decisiones y servicios, que permita mayor eficiencia y calidad en los servicios a la sociedad, de conformidad con el marco jurídico vigente.

Funciones

·          Planear, organizar, dirigir, controlar, evaluar y coordinar toda acción propuesta en beneficio del funcionario y del Ministerio, que tenga alguna incidencia en el plano de los Servicios Generales.

·          Planear, ejecutar y controlar labores propias del área de servicios generales.

·          Dictar directrices en cuanto a los servicios generales.

·          Programar, coordinar, dirigir y realizar labores propias dentro de los servicios de seguridad y vigilancia, transporte, mantenimiento y combustible, mensajería, fotocopiado y comunicación.

·          Realizar trámites de exoneración de ruedo, inscripciones de vehículos, placas, seguros etc.

·          Distribución del combustible a las diferentes Dependencias de la Institución.

·          Realizar la compra de combustible ante RECOPE, de acuerdo con la programación del gasto; así como también, llevar un control preciso de entrada y salida del combustible.

·          Distribución de correspondencia tanto interna como externa de los diferentes Departamentos, Unidades y Direcciones del MINAE.

·          Tramitar pagos de servicios públicos.

·          Limpieza y mantenimiento de las instalaciones, para garantizar un adecuado ambiente de trabajo para los funcionarios del Ministerio.

·          Brindar servicio de fotocopiado al personal del Ministerio.

·          Operación de la central telefónica. Control y distribución de llamadas telefónicas.

·          Atender necesidades y evacuar consultas en el ámbito nacional.

·          Velar por el mantenimiento del equipo de comunicación y el uso que se le de al mismo.

·          Cumplir con todas aquellas funciones estipuladas en el Decreto Ejecutivo No. 26665 Reglamento Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos del MINAE.

Productos

El Departamento de Servicios Generales pretende brindar servicios oportunos a las distintas instancias ministeriales, en las áreas de transporte y combustible, mensajería, limpieza, fotocopiado, comunicación, seguridad y vigilancia y mantenimiento de infraestructura física; con el fin de lograr los objetivos planteados a nivel institucional, haciendo un uso óptimo de los recursos existentes.

Estructura Administrativa

El Departamento de Servicios Generales es una instancia adscrita a la Dirección Administrativa y a la Oficialía Mayor. Cuenta con una Jefatura, y siete  Áreas o Unidades descritas de las siguiente forma:

·          Área Administrativa

·          Área de Transportes

·          Área de Correspondencia

·          Área de Mantenimiento de Instalaciones

·          Área de Mantenimiento de Vehículos

·          Área de Aseo y Limpieza

·          Área de Seguridad y Vigilancia

El Departamento de Servicios Generales lleva a cabo una gran variedad de funciones, que son fundamentales para garantizar un adecuado y seguro espacio de trabajo a los funcionarios del Ministerio.

ORGANIGRAMA

Marco Legal

El marco legal que respalda el accionar de este Departamento se estipula dentro de la Ley de Transito por Vías Públicas Terrestres, Ley 7331, publicada en la Gaceta No. 76, Alcance No. 13, del 22 de abril de 1993.

·          Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos.  De la Contraloría General de la República. Diciembre de 1995.

·          Reglamento para el Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos del Ministerio del Ambiente y Energía. Decreto No. 26665 del 18 de febrero de 1998, publicado en la Gaceta No. 34.

·          Ley de Donaciones

·          Decreto Ejecutivo 2487-H

·          Ley y Reglamento de Contratación Administrativa

·          Ley General de la Administración Pública

·          Ley de Administración Financiera y Presupuesto Públicos No. 8131

·          Reglamento Autónomo del MINAE

·          Ley del Registro Público

·          Ley y Reglamento de Aduanas

·          Ley de la Procuraduría General de la República

·          Ley Orgánica de Contraloría No. 7428

·          Constitución Política de la República de Costa Rica,  del 7 de noviembre de 1949.

·          Convenios internacionales debidamente aprobados por la Asamblea Legislativa. entre ellos los relacionados con biodiversidad, cambio climático, especies de flora y fauna amenazadas.

·          Ley Nº 276 “Ley de Aguas”, de 27 de agosto de 1942.

·          Ley Nº 5222 “Ley de creación del Instituto Meteorológico Nacional”, de26 de junio de 1973.

·          Ley Nº 5525 “Ley de Planificación Nacional”, de 2 de mayo de 1974.

·          Ley Nº 6227 “Ley General de la Administración Pública”, de 20 de mayo de 1978.

·          Ley Nº 6797 “Código de Minería”, de 4 de octubre de 1982.

·          Ley Nº 7152 “Conversión del Ministerio de Industria, Energía y Minas en Ministerio de Recursos Naturales, Energía y Minas”, de 5 de junio de 1990.

·          Ley Nº 7399 “Ley de Hidrocarburos”, de 3 de mayo de 1994.

·          Ley Nº 7447 “Ley Reguladora del Uso Racional de la Energía”, publicada en La Gaceta del 13 de diciembre de 1994.

·          Ley Nº 7554 “Ley Orgánica del Ambiente”, de 4 de octubre de 1995.

Trámites, procedimientos y requisitos

El Departamento lleva a cabo una gran variedad de trámites y procedimientos para la consecución de los objetivos institucionales, dentro de trámites más comunes podemos citar:

·          Compra de combustible para las diferentes Dependencias ministeriales.

·          Aseguramiento de vehículos

·          Reparación de vehículos

·          Inscripción de vehículos

·          Compra de equipo y materiales para reparación de instalaciones

·          Trámites de pago por servicios públicos; entre otros.

ESTUDIOS Y CIFRAS

A continuación se presenta un cuadro con el total de la flotilla del Ministerio detallado por Dependencia.

DEPENDENCIA

CANTIDAD DE VEHÍCULOS

Administración Central

23

Dirección de Geología y Minas

8

Dirección de Hidrocarburos

3

Dirección de transporte y comercialización de combustible

1

Fondo Nacional de Financiamiento Forestal

15

Secretaría Técnica Nacional Ambiental

4

Tribunal Ambiental Administrativo

1

Contraloría Ambiental

1

CONAGEBIO

2

Zoológico Simón Bolívar

1

SINAC Central

20

Área de Conservación Arenal Huetar Norte

39

Área de Conservación Arenal Tempisque

46

Área de Conservación Tempisque

54

Área de Conservación Guanacaste

56

Área de Conservación Pacifico Central

67

Área de Conservación Tortuguero

25

Área de Conservación Amistad Caribe

35

Área de Conservación Amistad Pacifico

53

Área de Conservación Osa

68

Área de Conservación Marina Isla del Coco

4

Área de Conservación Cordillera Volcánica Central

58

Instituto Meteorológico Nacional

16

TOTAL

600

Cabe indicar, que la información presentada en el cuadro anterior, incluye vehículos livianos, pick up, motocicletas, tractores, microbús y camiones.

Proyectos

Dentro de los proyectos que esta llevando a cabo el Departamento de Servicios Generales se encuentra la implementación del Sistema de Compra de Combustible por medio de la Tarjeta Electrónica, impulsado por RECOPE; con el fin de ejercer un mayor control sobre el uso que se le da a los recursos de la Institución.

Además, se esta poniendo en marcha el Plan de Ahorro de Energía, siendo este Departamento el enlace de la Administración Central del Ministerio, con lo que se pretende conseguir un ahorro de un 7% en el consumo de energía eléctrica, proponiendo una serie de medidas para lograr este Plan.

Contacto con la instancia ministerial

Departamento de Servicios Generales

José Marín Gómez, coordinador

Teléfono:256-1951 telefax

233-4533 o 257-0922  exts. 104 / 310

Correo electrónico:  jmarin@minae.go.cr