|
|
 |
 |
 |
 |
DEPARTAMENTO FINANCIERO
|
|
|
|
El
proceso de reestructuración producto del decreto No. 24652 - MIRENEM
publicado el 03 de octubre de 1995, mediante el cual se establece el MINAE
como ente rector de las políticas, normas y administración de los recursos
naturales, encargado de administrar las leyes ambientales, garantizar la
protección, conservación y uso sostenible de los recursos naturales del país,
tuvo un impacto decisivo sobre el Departamento Financiero - Contable, en la
medida que pasa a asumir una función fiscalizadora y rectora en materia
financiero - presupuestal, y como tal sus lineamientos son de acatamiento
obligatorio para todas las Áreas y Dependencias del Ministerio en materia de
su competencia.
|
|
|
A nivel, interno, dicha
reestructuración implicó cambios sustantivos en las labores que realizaba
este Departamento, ya que además de la administración del Presupuesto Ordinario
de la República y el Fondo de Geología y Minas, asume el registro y control
de la ejecución ingresos y egresos de los Fondos Especiales, función que era
realizada por los departamentos financieros-administrativos de la Dirección
General Forestal, Servicio de Parques Nacionales y la Dirección General de
Vida silvestre, que pasaron a conformar el Sistema Nacional de Áreas de
Conservación. Posteriormente a partir
del año 1999, asume los controles presupuestarios-contables y financieros del
instituto Meteorológico Nacional y por ende el Fondo de Aguas y en el 2002 se
asumió la Comisión Nacional para la Gestión de la Biodiversidad.
|
|
|
Cabe indicar que en atención a los oficios DM-593-05
y OM-329-05, el Departamento Financiero del Sistema Nacional de Áreas de
Conservación, asumió la ejecución presupuestaria, el registro contable, así
como el control de
fondos, de las distintas cuentas que opera el Sistema, tales como: Fondo de
Parques Nacionales, Fondo Forestal y Fondo de Vida Silvestre. Dentro de este contexto se definen la
visión, misión, objetivos, funciones y organización del Departamento
Financiero - Contable.
|
|
Visión
|
|
|
Consolidar
un Departamento Financiero-Contable, a partir de la centralización de
funciones, actividades, tareas y unidades administrativas antes dispersas en
la Organización, para lograr mayor eficiencia, eficacia y economía, que
garantice un apoyo expedito y oportuno a las demás dependencias del MINAE.
|
|
Misión
|
|
|
Velar
por la administración eficaz y eficiente de los ingresos y egresos del
Ministerio del Ambiente, que coadyuve al cumplimiento de los proyectos y programas
dirigidos al fortalecimiento de los esfuerzos institucionales en materia de
protección, conservación y uso sostenible de los recursos naturales del País.
|
|
Valores
|
|
|
·
Responsabilidad
·
Espíritu de Colaboración
·
Trabajo en equipo
·
Iniciativa
·
Profesionalismo
·
Eficiencia, eficacia y calidad en el trabajo
·
Honradez
·
Honestidad
·
Transparencia
·
Lealtad
·
Comunicación
·
Criterio
·
Diligencia
|
|
Objetivo General
|
|
|
Ejercer
el control jurídico - contable, económico y financiero en el desarrollo del
ciclo presupuestario, participando activamente en la planeación,
coordinación, ejecución, control, supervisión y evaluación de los diversos
recursos asignados al Ministerio, a fin de garantizar la óptima asignación y
uso de los recursos públicos.
|
|
Objetivos Específicos
|
|
|
·
Proponer al Despacho Ministerial, políticas, directrices, lineamientos
y mecanismos de seguimiento, control y evaluación en materia financiero -
contable y presupuestaria, a efecto de propiciar el uso racional de los
recursos. Así como planear y ejecutar la estrategia financiera.
·
Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al
mejoramiento de la gestión financiera, contable y presupuestaria.
·
Coordinar y supervisar la formulación, discusión, aprobación, ejecución
y control de los Anteproyectos de los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República,
de las cuentas especiales y recursos externos. Así como la posterior evaluación de los
resultados de los mismos, de acuerdo a la política y disposiciones legales y
reglamentarias en la materia y a los objetivos y metas, tanto a nivel de
programas como a nivel institucional.
·
Proporcionar asesoría en materia financiero - contable y presupuestaria
a las diversas Dependencias, de manera que los esfuerzos en este campo,
respondan a los lineamientos
dictados por el Despacho Ministerial y a las directrices de los distintos
entes fiscalizadores, tales como: La Contraloría General de la República y
Ministerio de Hacienda.
·
Llevar el control presupuestario y la contabilidad del Presupuesto
Ordinario de la
República, el de las distintas cuentas especiales y de cualquier otro fondo
que se establezca, manteniendo los registros financieros contables
actualizados y custodia de todos los documentos de soporte, recursos
financieros y valores, que se originen productos de las operaciones
financieras.
·
Garantizar la presentación correcta de los documentos de pagos que se
tramitan ante el Ministerio de Hacienda
y la Contraloría General de la República o cualquier otro ente público
o privado que tenga relación financiera contractual con el Ministerio. Así como garantizar el pago oportuno de los
compromisos y deudas contraídas.
·
Presentar diversos informes a las entidades fiscalizadoras, Directores
de Programa y al Despacho Ministerial oportunamente, que indiquen la ejecución contable y
presupuestaria de los recursos a su cargo.
·
Controlar que el uso de los recursos financieros aportados al
Ministerio a través de diversas Organizaciones Gubernamentales, Gobiernos
amigos, etc., sean utilizados racionalmente y de acuerdo a los términos contractuales
suscritos.
·
Cabe destacar que
con el procesos de descentralización del Presupuesto Ordinario a partir del
primero de agosto del año 2000, se asumen nuevas funciones, las cuales
repercuten directamente en el nivel de responsabilidad de los distintos
niveles de este Departamento, ligados al mismo, siendo las más significativas
las siguientes:
·
Determinar las obligaciones que se cancelaran dadas las cuotas,
periódicas, asignadas
al MINAE.
·
Velar por la salvaguarda de los documentos presupuestarios originales.
|
|
Políticas
|
|
|
Modernizar
y fortalecer la gestión del Departamento, que permitan mejorar eficiencia, eficacia, economicidad y
calidad de los servicios que se brindan a los usuarios tanto internos como
externos, de conformidad al marco jurídico imperante.
|
|
Productos Sustantivos
|
|
|
·
Confección del Anteproyecto de Presupuesto Ordinario de la República
·
Reprogramación del Presupuesto Ordinario de la República
·
Informe de Evaluación tanto semestral como anual de la ejecución presupuestaria
de los distintos programas y cuentas especiales
·
Pago a proveedores,
tanto por medio de cheques, acuerdo de pago o transferencia electrónica.
·
Informes de ejecución presupuestaria de las Fondos Especiales de las
Direcciones de Geología y Minas, CONAGEBIO y del Instituto Meteorológico
Nacional.
·
Análisis de los Informes de Ejecución de las Transferencias a Entes Externos.
|
|
Estructura Organizativa
|
|
Para cumplir con estas labores, el Departamento Financiero-Contable,
se organiza en tres áreas de trabajo: Área Financiera - Presupuestal, Área de
Contabilidad y Área de Tesorería. Cada
una a cargo de determinados procesos de trabajo. Sus principales funciones se definen a
continuación.
|
|
Coordinador
|
|
|
·
Su función principal comprende planear, dirigir, coordinar, supervisar,
controlar y evaluar las actividades que se lleva a cabo en el Departamento
Financiero - Contable verificando que
los recursos presupuestarios se estimen en función de los objetivos y metas,
límites de gasto establecidos por el Ministerio de Hacienda y La Contraloría
General de la República, velando que se cumplan las directrices,
lineamientos, políticas y procedimientos en materia financiero, presupuestal
y contable.
·
Coordinar con los distintos Directores de Programa, la Evaluación
Presupuestaria y Reprogramación de los distintos Programas que conforman el
Presupuesto General de la República.
·
Controlar el destino de los recursos financieros que ingresan al
Ministerio vía Presupuesto de la República, Cuentas Especiales y Recursos
Externos, mediante revisión de los informes de ejecución presupuestaria y
estudios financieros - económicos realizados por el Área Financiera-Presupuestal,
remitidos a la Contraloría General de la República.
·
Asesorar a los niveles superiores de la Institución, tales como
Ministro, Viceministro y Oficialía Mayor y emitir directrices, lineamientos y
políticas en materia financiero-presupuestal y contable a nivel
institucional.
·
Aprobar los trámites de pago a proveedores y funcionarios del
Ministerio, analizando documentos justificantes, otorgándole el respectivo
refrendo y firmando cheques.
|
|
|
Con
la probación del Decreto No. 26402-H, basándose en el hecho de que desde
1993, la función del Oficial Presupuestal, (función que recae en el Jefe del
Departamento Financiero-Contable) se manifiesta una vez más su
responsabilidad primaria de velar por la correcta ejecución del presupuesto,
constituyéndose en un elemento básico de control interno en materia
presupuestaria en su respectiva institución, por lo que se plantea “ Que para
modernizar el proceso de ejecución contable, económico y financiero del presupuesto
se ejerza de manera desconcentrada por medio de una adecuada regulación y con
la participación de los Oficiales Presupuestales”.
|
|
|
Mediante
dicho decreto se establece que los Oficiales Presupuestales dependerán
técnicamente de la Dirección General de Presupuesto Nacional y se establece
funciones concretas, implicando un considerable incremento tanto de
funciones, responsabilidad, como de independencia de criterio.
|
|
|
Asimismo,
dada la desconcentración de la ejecución presupuestaria de las cuentas
especiales en la Áreas Silvestres Protegidas y en concordancia con el decreto
26402-H y de lo que establece la Ley de Administración Financiera y
Presupuestos Públicos 8131, se establecen las responsabilidades del Jefe del
Departamento (Dirección) Financiero u Oficial Presupuestal en esta materia,
para el caso presente, el responsable de esta labor esta a cargo de un
profesional graduado en Administración de Negocios, con grados en Licenciatura
y Maestría, esta última con énfasis en Banca y Finanzas, al igual es egresado
nivel de Maestría, en Contaduría Pública, con más de catorce años de
experiencia en materia financiera, presupuestaria y contable.
|
|
Área
Financiera - Presupuestal
|
|
|
Al
Área Financiera - Presupuestal (conocida internamente como Área de
Presupuesto), le corresponde llevar la formulación, fiscalización de la
ejecución, coordinación y control del Presupuesto Ordinario de la República y
de las Cuentas Especiales, por lo que debe dar seguimiento al cumplimiento de
los objetivos y metas de los diversos programas del Ministerio a fin de
garantizar la eficiencia y racionalidad de los recursos financieros asignados
y fiscalizar cualquier tipo de recurso que se destine al Ministerio mediante
recursos externos, otorgados directa o indirectamente.
|
|
|
En
todos estos casos, implica el establecimiento de medidas correctivas, cuando
corresponda y emitir recomendaciones a la Jefatura.
|
|
|
La
Coordinación del dicha Área está a cargo de una profesional graduada en
Administración de Negocios y Contaduría Pública, con grados de Licenciatura y
Maestría, que cuenta con más de once años de experiencia en materia
financiero - presupuestaria y en supervisión de personal, la cual ocupa el
puesto denominado “Coordinador de Presupuesto”. Esta es la responsable directa ante la
jefatura del Departamento por el funcionamiento del grupo de trabajo a su
cargo, por lo que debe dirigir, organizar, coordinar y supervisar las labores
encomendadas a su “Equipo de trabajo” y coordinar con los diversos
“ejecutores de Programas” y los “Analistas de Presupuesto” de la Contraloría
general de la República y la Dirección de Presupuesto Nacional y de la
Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, instancias estas
pertenecientes al Ministerio de Hacienda.
|
|
Asimismo,
es el encargado en conjunto con el Jefe de Departamento Financiero “Oficial
Presupuestal” por las planeación y elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
Ordinario de la República y responsable directo, ante la Jefatura por el
control y fiscalización de la ejecución.
|
|
|
Por
otra parte, le corresponde asesorar a la Jefatura en materia financiera-presupuestal
y coordinar con los Jefes de Programa de las Diversas Dependencias del MINAE,
a través de reuniones, asesorías, recomendaciones y toma de decisiones. Así como la realización de estudios financieros
- presupuestarios propios de la materia de su competencia.
|
|
|
Por
otra parte, en caso de ausencia del Jefe del Departamento, le corresponde las
autorizaciones y aprobaciones mediante firma a nivel interno y firma de
cheques, Informes de Ejecución, Oficios, etc. Del Presupuesto Ordinario y Cuentas Especiales.
|
|
|
Dado
el traslado de una analista al SINAC, debe ejercer el control de la Ejecución
Presupuestaria del Presupuesto Ordinario de la República.
|
|
|
El
Área a su cargo, cuenta con cuatro funcionarios, “Analistas Financieros”
cuyas principales funciones son las siguientes:
|
|
|
·
Responsables directos ante la Coordinación por la correcta ejecución de
los mismos, por lo que deberán llevar el control presupuestario de los
disponibles de cada una de los Presupuestos asignados, realizar semanal,
mensual y trimestralmente, informes de Ejecución Presupuestaria, recomendar a
la Coordinación, las modificaciones necesarias y realizar evaluaciones
periódicas de la ejecución, a fin de garantizar el cumplimiento de
directrices, leyes, decretos, procedimientos en materia financiero -
presupuestal, así como diversos estudios financieros-presupuestales que se
les soliciten. Asimismo, dos de ellos
son responsables de la inclusión de facturas en el Sistema Integrado de la
Gestión de la Administración Financiera “SIGAF”. Cabe destacar que dichos funcionarios son
profesionales con una experiencia no inferior a tres años en materia
financiera - presupuestal y son graduados en Administración de Negocios o
Empresas, con grado de Licenciatura.
·
A nivel interno, a pesar de que el personal tiene funciones
específicas, se conforman grupos de trabajo multidisciplinario integrados por
los Analistas Financieros y el Coordinador del Área, con el propósito de
ejercer las funciones de control interno, tendientes a garantizar que, tanto
de los recursos que se ejecutan a nivel central y regional por partes
dependencias (Programas) y Áreas de Conservación del Ministerio, como a
través de las diversas Organizaciones Gubernamentales, no Gubernamentales,
Gobiernos amigos, transferencias a través del Presupuesto Ordinario, etc.,
sean utilizados racionalmente y de acuerdo a los términos contractuales
suscritos.
|
|
|
Área de Contabilidad
|
|
|
El
Área de Contabilidad, se encarga del registro de las transacciones, custodia
de valores y pagos a proveedores y funcionarios.
Dicha
Área esta a cargo de un Coordinador denominado “Contador Jefe del MINAE”, al
cual le corresponde la asignación, ejecución y coordinación de las labores
contables del Ministerio. Dadas las
funciones asignadas, el Profesional responsable es un Contador Público, con
más de siete años de experiencia en labores contables y de auditoría.
Dada
la ausencia del personal que fue trasladado al SINAC, también debe de llevar
la contabilidad y mantener al día los registros contables respectivos de las
diversas cuentas corrientes a cargo del Departamento.
|
|
|
Dicho
coordinador tiene a cargo el siguiente personal:
|
|
|
·
Un contador que es responsable de llevar la contabilidad y mantener al día
los registros contables respectivos de las diversas cuentas corrientes del
Departamento y la preparación de informes sobre retenciones ante la
Tributación Directa. Asimismo, es el
responsable de las contabilización en el mayor de apropiaciones de las transacciones
y operaciones que se realizan con cargo al Presupuesto Ordinario de la
República.
·
Un Auxiliar de Contabilidad, al cual le corresponde, la confección de
facturas de gobierno para el reintegro de los pagos de Caja Chica, así como
el control y registro contable de cuentas corrientes a cargo de este
Departamento.
|
|
Área de Tesorería
|
|
|
La
Tesorería está a cargo de dos funcionarios, incluyendo al Tesorero, el cual
es un profesional graduado en Administración
de Negocios, con grado de Maestría con énfasis en Finanzas y
Banca. Es el responsable de la
confección de distintos reportes a entes contralores, como son: El Ministerio
de Hacienda en lo que corresponde a la Tesorería Nacional ,
Autoridad Presupuestaria y a la
Contraloría General de la República.
|
|
|
De
igual forma es el responsable del control de las distintas transferencias que
realiza el Ministerio a distintos entes externos y de la realización del
Arqueo Trimestral de la Caja Chica, del MINAE. En coordinación con la Jefatura, se
coordinan los distintos estudios a realizar a los beneficiarios de las mismas
(transferencias). La Tesorería dispone
de una cajera, la cual lleva la custodia de valores, cheques emitidos y en
bodega al igual de realizar los pagos a funcionarios y proveedores. También es la responsable de la realización
de los arqueos de las Cajas Chicas Auxiliares en efectivo, de que dispone el
Ministerio.
|
|
Apoyo Secretarial
|
|
|
La
jefatura así como las tres Áreas mencionadas cuentan con un grupo de apoyo
que abarca, el soporte secretarial.
|
|
|
Cabe
indicar que dicha estructura Organizativa se estableció a partir del análisis
de procesos, lo cual permitió identificar los insumos, los mecanismos y
procedimientos para procesar esos insumos y determinar cuáles son los
productos o servicios que brindará el Departamento.
|
|
|
ORGANIGRAMA
|
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
|
|
|
|
|
|
Marco Legal:
|
|
|
·
Constitución Política.
·
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos No. 8131 y su
Reglamento.
·
Ley General de Control Interno No. 8292.
·
Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y su Reglamento.
·
Ley General de Administración Pública.
·
Ley sobre el Impuesto de Renta
·
Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito.
·
Código de Comercio.
·
Ley al Ciudadano del Exceso de
Requisitos y Trámites Administrativos No. 8220.
·
Manual de Normas Generales de Control Interno y otras emitidas por la
Contraloría General de la República.
·
Directrices emitidas por diversas instancias tales como:
·
Dirección de Presupuesto Nacional.
·
Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.
·
Tesorería Nacional.
·
Contabilidad Nacional.
·
Proveeduría Nacional.
|
|
Glosario:
|
|
|
·
LAFPP – Ley de Administración
Financiera y Presupuestos Públicos.
·
CGR – Contraloría General de
la República.
·
STAP – Secretaria Técnica de
la Autoridad Presupuestaria.
·
SIGAF – Sistema Integrado de la
Gestión de la Administración Financiera.
·
DGPN – Dirección General de
Presupuesto Nacional.
·
GTE – Gestión de
Transferencia Electrónica
|
|
Proyectos Pendientes
|
|
|
1. Remodelación del Departamento.
2.
Implementación de un sistema informático que permita un control
eficiente, eficaz y con calidad de los recursos de que dispone el Ministerio,
tanto a través de lo que se denomina cuentas especiales como de Presupuesto
Ordinario de la República.
3.
Un Sistema que permita el llevar el disponible presupuestario
(presupuestación versus ejecución) de cada una de las instancias que
conforman los distintos programas, principalmente con el programa 879 -
Actividades Centrales.
|
|
Proyectos Ejecutados
|
|
|
1. Confección del
Anteproyecto de Presupuesto para el año 2007
2. Informe de Reprogramación
|
|
|
|
Área
|
Nombre
|
Correo
Electrónico
|
Extensión
|
|
|
|
|
|
|
Jefatura
|
Bernardo Grossi
Meneses
|
begrossi@hotmail.com
|
116
|
|
Financiera - Presupuestal
|
Ana Lía Padilla Duarte
|
anapadilla@minae.go.cr
|
200
|
|
Contable
|
Floribeth Chacón
Ramírez
|
flory@minae.go.cr
|
196
|
|
Tesorería
|
Randall Loría
Slack
|
rloria@minae.go.cr
|
198
|
|
|
|
 |
 |
 |
 |
|
|
